Indonesische akte in Nederland gebruiken: hoe werkt de apostille?

Ben je in Indonesië getrouwd, is je kind op Ambon geboren of heb je een Indonesische akte van een familielid nodig? Een Indonesische akte in Nederland gebruiken kan, maar niet zomaar. Kort gezegd: je laat de akte in Indonesië voorzien van een apostille, je laat hem vertalen door een beëdigd vertaler en je levert hem in bij je gemeente.

Hoe zit het?

Nederlandse instanties moeten kunnen zien dat een buitenlands document echt door de juiste overheid is afgegeven. Daarvoor bestaat legalisatie. Een apostille is een verkorte vorm daarvan: één stempel of sticker van de overheid in het land waar de akte vandaan komt is genoeg.

Indonesië doet sinds 4 juni 2022 mee aan het Apostilleverdrag (het Haagse verdrag uit 1961). Vroeger moest een Indonesische akte langs meerdere loketten, ook langs de Nederlandse ambassade. Nu is één apostille van het Indonesische ministerie van Recht (Kementerian Hukum) voldoende.

Let op: een apostille zegt alleen dat de handtekening en het stempel echt zijn. Of de inhoud klopt, beoordeelt de Nederlandse instantie zelf.

Wat kun je doen?

1. Vraag de akte op in Indonesië. Een geboorte- of huwelijksakte komt meestal van de burgerlijke stand (Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil). Zorg voor een origineel en volledig document.
2. Laat er een apostille op zetten. Dat doet het Indonesische ministerie van Recht. De aanvraag gaat online; daarna haal je de apostille op bij een loket van het ministerie. Familie in Indonesië kan dit voor je regelen.
3. Laat de akte vertalen. Een Indonesisch document moet vertaald worden naar het Nederlands, Engels, Frans of Duits door een beëdigd vertaler. Laat je in Nederland vertalen, laat dan eerst de apostille zetten en daarna pas vertalen. De vertaling hoeft dan niet ook gelegaliseerd te worden. Laat je in Indonesië vertalen, dan heeft ook de vertaling een apostille nodig. Een beëdigd vertaler in Nederland vind je in het register van Bureau Wbtv.
4. Lever de akte in bij je gemeente. Woon je in Nederland, dan laat je de akte registreren in de Basisregistratie Personen (BRP). Zo komt bijvoorbeeld je Indonesische huwelijk of de geboorte van je kind in de BRP te staan. Vraag je gemeente vooraf welke stukken ze precies willen zien.

Omzetten naar een Nederlandse akte

Ben je Nederlander (of ben je dat geweest)? Dan kun je de gemeente Den Haag vragen om je buitenlandse geboorte-, huwelijks- of overlijdensakte om te zetten naar een Nederlandse akte. Dat is niet verplicht, maar later handig: je vraagt dan een afschrift gewoon online op en hoeft niet opnieuw naar Indonesië. Woon je in Nederland, dan moet de akte eerst in de BRP van je woongemeente staan. Het omzetten is gratis; je betaalt alleen de aangetekende verzending. Reken wel op een lange wachttijd: Den Haag meldt nu een wachttijd van ongeveer 15 maanden voordat je verzoek wordt bekeken.

Goed om te weten

• Oude akten uit Nederlands-Indië van vóór 27 december 1949 hoeven niet gelegaliseerd te worden. Dat kan handig zijn als je papieren van opa en oma zoekt. Zie ook Hoe vind ik de persoonskaart van mijn Molukse opa of oma?
• Ga je in Indonesië trouwen? Lees dan eerst Trouwen in Ambon of de Molukken met een Nederlands paspoort.
• Kosten en wachttijden in Indonesië kunnen veranderen. Check vooraf de actuele informatie op Nederlandwereldwijd.nl.
• Twijfel je of je papieren voldoende zijn? Vraag het na bij je gemeente of bij het Juridisch Loket.

Bronnen

• Documenten uit Indonesië legaliseren voor gebruik in Nederland (Nederlandwereldwijd)
• Wat is legaliseren? (Nederlandwereldwijd)
• Hoe zet ik een akte uit het buitenland om? (Nederlandwereldwijd)
• Buitenlandse akte in een Nederlandse akte omzetten (Gemeente Den Haag)
• Indonesia accedes to the Apostille Convention (Conflict of Laws, 2021)
• Implementation of Apostille Legalization Service (AP Law Solution, 22 augustus 2022)